記帳から情報共有まで。TaxSysを日常業務に活かす甲能税理士事務所の事例

記帳業務で使い始めたTaxSysを、日常の資料編集や情報共有にも。甲能税理士事務所では、TaxSysに搭載された機能を活用し、作業の手間やツールのコストを見直しています。

第1弾の記事「「使わないと差が開くと思った」現金領収書の手入力をなくし、試算表作成を効率化した甲能税理士事務所の事例」では、導入の経緯と、現金領収書の手入力削減・試算表作成の効率化を紹介しました。

今回は、その後の活用の広がりに焦点を当てます。PDF編集から顧問先フォルダへの保存、名刺情報の社内共有、Google Meetの面談動画の自動保存まで。甲能知樹先生に、各機能を日常業務でどう使い、どのような変化があったのかを伺いました。

PDF編集機能で、作業の手間とツールのコストを削減

TaxSysには、PDFの分割やページの並び替えができる編集機能が搭載されています。編集したPDFをGoogleドライブの顧問先フォルダへ直接保存できるため、資料の編集から保存までを一連の流れで行えます。

甲能税理士事務所では、この機能を活用して編集後の保存作業を減らすとともに、Adobe有料プランの見直しを進めています。

編集から保存までつながり、ダウンロード・アップロードの手間を削減

以前は、AdobeでPDFを編集した後、ファイルをダウンロードし、Googleドライブの顧問先フォルダへ格納していました。編集を終えても、スタッフが確認できる場所へ保存し直す作業が必要だったのです。

TaxSysでは、PDFの分割やページの並び替えを行った後、そのまま顧問先フォルダへ保存できます。編集後のファイルをダウンロードし、改めてアップロードする操作が不要になりました。また、スタッフが編集した資料が個人のマイドライブに残り、ほかのスタッフから見られない状況も防ぎやすくなります。

編集と共有のための保存を一連の流れで行えることが、日々の細かな作業の削減につながっています。

月額約1万円のAdobe有料プランを見直し、利用料の削減へ

同事務所で契約していたAdobeの有料プランには、月額約1万円の費用がかかっていました。主な用途は、PDFの分割やページの並び替えです。これらの作業をTaxSysで行い、それ以外の必要な操作は無料機能で補うことで、有料プランを解約できる見通しが立っています。

すでに記帳業務で利用しているTaxSysを資料編集にも活用することで、別途支払っていたツール利用料を見直せるようになりました。

※2026年10月のヒアリング時点では、年間契約の解約に伴う費用を考慮しながら、段階的に解約を進めています。

名刺管理機能で、スタッフが連絡先を検索・確認できる環境に

TaxSysの名刺管理機能では、登録した名刺情報を事務所内で共有し、スタッフが検索・閲覧できます。甲能税理士事務所では、甲能先生個人のアカウントで管理していた連絡先情報を、スタッフも確認できるようになりました。

メールアドレスを所長に確認せず、スタッフ自身で検索

以前は、名刺をGoogleドライブに格納して検索できるようにしていました。一方、メールアドレスなどは甲能先生のGoogleの連絡先に登録されており、スタッフからは確認できない状態でした。

TaxSysで名刺情報を管理するようになったことで、スタッフも必要な連絡先を検索・閲覧できるようになりました。甲能先生だけが確認できていた情報を、事務所内で共有できるようになった点が大きな変化です。

甲能先生は、スタッフが3名以上になる事務所では、こうした名刺情報の共有が特に役立つと感じています。

名刺管理専用のサービスを契約せず、社内共有に対応

連絡先をスタッフと共有したいものの、名刺管理のためだけに専用サービスを契約するほどではない。甲能先生には、そうした考えもありました。そこで、すでに利用しているTaxSysの名刺管理機能を活用。別のサービスを契約することなく、スタッフが名刺情報を確認できる環境を整えています。

PDF編集と同様に、TaxSysに搭載された機能を日常業務に取り入れることで、事務所で必要な作業をまかなえる範囲が広がっています。

Google Meetとの連携で、面談動画を共有フォルダに自動保存

TaxSysでは、Google Meetで録画した面談動画を、顧問先の共有フォルダへ自動保存する仕組みを利用できます。面談記録を顧問先ごとに残し、事務所内で共有できる機能です。

甲能税理士事務所では、この連携を活用し、個人のマイドライブに保存されていた面談動画をスタッフも確認できるようにしています。

録画後に議事録を移す手間がなくなり、共有漏れを防ぐ

同事務所では、Google WorkspaceのGoogle Meetを使って顧問先との面談を行っています。以前は録画した議事録がマイドライブに保存されており、面談後の整理や共有が十分にできていませんでした。

現在は、TaxSysを通じて顧問先の共有フォルダへ自動保存されるため、ミーティングの後に議事録を移す作業が不要になりました。面談後に手動で整理することを忘れても、記録が共有されずに残ってしまう状況を防げます。

面談に参加していないスタッフも、内容を振り返れるように

共有フォルダに保存された議事録は、スタッフも確認できます。甲能先生のマイドライブにあった記録を、事務所内で振り返りに使えるようになりました。

面談でどのような話をしたのかを確認したいときも、議事録を見返せます。担当者の記憶だけに頼らず、実際のやり取りを確認できる点が、情報共有に役立っています。

甲能先生は、規模の大きな事務所ほど、こうした記録を蓄積する価値があると考えています。議事録を自動で保存する仕組みが、顧問先とのやり取りを事務所内に残すことにつながっています。

記帳業務から日常の情報共有へ、TaxSysの活用を広げる

甲能税理士事務所では、現金領収書の手入力削減や試算表作成の効率化に続き、PDF編集、名刺管理、議事録の共有にもTaxSysを活用しています。

PDF編集では、保存作業の手間を減らし、有料ツールの見直しへ。名刺管理や議事録の自動保存では、甲能先生個人のアカウントにあった情報を、スタッフも確認できるようになりました。機能を日常業務に取り入れることで、作業の効率化と事務所内の情報共有が進んでいます。

今後は、申告書のチェックにもTaxSysを活用できるよう準備を進める予定です。スタッフによる利用も広がる中で、記帳から資料の確認・共有まで、活用の幅をさらに広げようとしています。

TaxSysの導入を検討する際は、記帳業務に加え、普段使っているツールや資料の保存・共有方法にも目を向けてみてください。甲能税理士事務所のように、日常の作業に搭載機能を取り入れることが、手間やコストを見直すきっかけになります。