7か月分の資料もスピーディーに処理。 TaxSysで実現する紙対応と記帳効率化

2026年4月に開業したSPUR税理士事務所。

勤務時代はスタッフが行っていた記帳業務も、独立後は近藤祐樹さん自身で対応する必要があり、開業当初から記帳業務の省力化を考えていました。一方で、顧客から受け取る資料をデジタルだけに限定するのではなく、紙でもデジタルでも、顧客にとって利用しやすい方法で対応したいという考えもありました。

そこで導入したのがTaxSys（タクシス）です。

現在は、紙で受け取った資料をスキャンしてTaxSysでデータ化し、CSV形式で出力して記帳業務に活用しています。今回は、SPUR税理士事務所がTaxSysを導入した背景から、実際の業務フロー、導入後の変化について伺いました。

独立後の記帳業務を効率化するためにTaxSysを導入

近藤さんは勤務時代、約50件の顧客を担当していました。当時、記帳業務はスタッフが行っていたため、近藤さん自身がすべての入力作業を担う必要はありませんでした。しかし、独立後は記帳も自身で行う必要があります。

「領収書を入力していても、お客様への提供価値は上がらない」

そう考えていた近藤さんにとって、記帳にかかる時間をできるだけ減らすことは、開業当初から取り組みたい課題のひとつでした。同時に考えていたのが、顧客から受け取る資料への対応です。

SPUR税理士事務所の顧客は、既存顧客からの紹介や交流会を通じたつながりが中心です。そのため、これまで紙で資料を渡していた顧客に対して、独立を機にデジタルでの提出を強制することは、近藤さんが考える顧客対応とは異なりました。

Google Driveなどを利用した資料共有が便利な顧客もいれば、紙を送る方が負担の少ない顧客もいます。紙かデジタルかを限定するのではなく、顧客にとって利用しやすい方法で資料を受け取り、事務所側で効率よく処理する。そのための仕組みとしてTaxSysを導入しました。

SPUR税理士事務所のTaxSys活用業務フロー

SPUR税理士事務所では、顧客から紙で受け取った資料をスキャンし、TaxSysでデータ化して記帳を進めています。

紙資料のスキャンは外部の就労支援事業所へ委託し、業務の進捗はスプレッドシートで管理しています。スキャン後の資料をTaxSysで読み取り、近藤さんが内容を確認する流れです。

【業務フロー】

TaxSysからの出力方法は、資料の内容や取引件数に応じて使い分けています。たとえば、通帳の取引件数が多い場合には仕訳形式でCSVを出力し、摘要などで絞り込みながら同じ科目をまとめて編集したうえで会計ソフトへ取り込んでいます。

顧客側の提出方法を変えるのではなく、紙で受け取った資料も事務所側の業務フローに乗せることで、効率的に処理できる体制を整えています。

TaxSysの活用で感じた変化

TaxSysを導入したことで、SPUR税理士事務所では、紙で受け取った資料もスキャンしてすぐにデータ化し、記帳を進められるようになりました。

特に近藤さんが変化を感じているのが、資料を受け取ってから記帳に着手するまでのスピードです。記帳業務を早く進められることで、新規顧客への対応にも活かされています。

約3日かかっていたデータ化を、受け取ってすぐに進められるように

以前勤務していた事務所では、記帳代行サービスを利用しており、1仕訳18円で、データが戻ってくるまでに約3日かかっていたと近藤さんは話します。そのため、顧客との面談直前に通帳が届いた場合、記帳代行サービスに出していては間に合わないケースもありました。

現在は、通帳をTaxSysに取り込めば、すぐにCSV化して記帳を進めることができます。

たとえば、「あと通帳だけ確認できれば顧客のところへ行ける」というタイミングで資料が届いた場合でも、200〜300件ほどの取引であれば、1〜2時間程度で確認まで進められると近藤さんは話します。

資料が届いてからデータ化するまでの待ち時間がなくなったことで、顧客との面談に向けた準備も進めやすくなりました。

7か月分の資料にも対応し、新規顧客へのスピーディーな対応につながった

TaxSysによる記帳の効率化は、新規顧客への対応にも活かされています。

実際に、個人事業主の新規顧客から、事業開始後7か月分の資料をまとめて預かったケースがありました。以前であれば大量の取引を手入力する必要がありましたが、現在は紙資料をスキャンし、TaxSysでデータ化して処理を進めることができます。

7か月分の処理を終えて近藤さんが報告したところ、顧客からは「え、もうできたんですか？」と驚かれたといいます。融資のために急ぎで試算表が必要だったのですが、お客様の想定を上回る速度で試算表の提供ができ大変喜ばれたそうです。

また、紙資料を持参した新規顧客から「丸投げでできるんですね」と言われ、そのまま資料を預かるケースもあります。

顧客にデジタルでの提出を求めなくても、事務所側で効率的に処理できる。TaxSysを活用することで、近藤さんが大切にする柔軟な顧客対応と、記帳業務の効率化につながっています。

記帳の効率化を、スピーディーな顧客対応につなげる

近藤さんは、顧客との関係づくりにおいて、契約後の最初の3か月ほどの対応を特に大切にしています。

依頼したばかりの顧客にとって、資料を渡してから対応に時間がかかれば、「きちんと進んでいるだろうか」という不安につながることもあります。そのため、近藤さんが意識しているのが、最初の段階でスピード感を持って対応することです。

TaxSysで記帳業務を効率化し、受け取った資料を早く処理できることは、こうした顧客対応にもつながっています。今後は、顧客ごとの仕訳ルールの登録を進めるほか、現在中心となっているAI-OCRだけでなく、税務管理や名刺管理といった機能についても活用していきたいと近藤さんは話します。

紙かデジタルかにかかわらず、顧客にとって利用しやすい方法で資料を受け取り、事務所側の仕組みで効率よく処理する。

SPUR税理士事務所では、記帳業務の効率化とスピーディーな顧客対応を支えるツールとして、TaxSysを活用されています。