税理士法人葵パートナーズは、なぜTaxSysを1週間で全社展開できたのか？50名規模でも定着した導入プロセスを紹介

新しいシステムを導入しても、「現場になかなか定着しない」「一部の担当者しか使わない」といった悩みを抱える税理士事務所は少なくありません。

そんな中、税理士法人葵パートナーズでは、説明を受けてからわずか数日で導入を決定し、約1週間で50名規模の組織へTaxSysを展開しました。

その背景には、「良いものはまず試してみる」という組織文化と、導入後の定着まで見据えた運営体制がありました。

本記事では、TaxSys導入を決めた理由や全社展開までのプロセス、そして業務改善を継続的に進めるための取り組みについて、導入を担当した東野光矢さんと、経営を担う吉田竜太朗さんへのインタビューをもとにご紹介します。

TaxSysを短期間で全社展開した税理士法人葵パートナーズとは

税理士法人葵パートナーズは、名古屋市と愛知県知多市に拠点を構え、出社メンバー約40名、在宅スタッフを含めると50名を超えるスタッフが在籍する税理士法人です。

記帳代行や経理代行を数多く手がける一方で、「今より良い方法があるなら積極的に試す」という考え方が組織全体に浸透しています。業務改善につながる新しいシステムやAI技術も積極的に取り入れ、現場で検証しながらより良い運営へとつなげていく。そのスピード感と実行力は、同法人の大きな強みです。

また、自社のノウハウを他事務所へ共有する事務所見学会も定期的に開催しています。経理代行の運営方法や業務改善の考え方、実際の運用フローまで公開しており、全国から多くの税理士事務所が参加しています。

TaxSysの導入も、こうした業務改善を積み重ねる取り組みの一つです。新しいツールを導入するだけでなく、組織全体へスムーズに定着させ、さらなる業務品質の向上につなげている点は、葵パートナーズならではの強みといえるでしょう。

より良い業務フローを求め、改善を続けていた

葵パートナーズでは、TaxSys導入以前からOCRシステムを活用し、記帳代行や経理代行業務の効率化を進めていました。しかし、処理件数が増えるにつれて、コストや処理スピードの面で改善の余地を感じるようになります。

当時利用していたOCRシステムは、月に1万3,000仕訳を超える処理を行う一方で、利用料は月額15万円以上。さらに、確定申告時期には紙の領収書をスキャンしてからデータ化されるまでに2〜3日かかることもあり、業務全体のスピードに影響していました。

吉田さんは当時を振り返り、次のように話します。

「確定申告時期になると、どうしても処理に時間がかかるんですよね。データがすぐ上がってこないので。」

一方で、葵パートナーズは既存の仕組みに不満を抱くだけでは終わりませんでした。

「もっと効率化できる方法はないか」と考え、Google AI Studioを活用したOCRシステムの自社開発にも挑戦。銀行通帳やカード明細をAIで読み取り、CSV化する仕組みづくりを進めていました。

開発の中心となった東野さんは、当時をこう振り返ります。

「やっぱり精度がどうしても足りなくて、結局工数がかかってしまうんですよね。自社でのAI開発も、途中で止まってしまいました。」

AI活用にも積極的に取り組んだからこそ、自社で開発する難しさと、市販ツールに求める要件も明確になっていたといいます。そんなタイミングで出会ったのが、TaxSysでした。

TaxSysとの出会いが、業務改善を加速させた

転機となったのは、船井総合研究所が開催した事務所見学会でした。

そこで吉田さんが目にしたのが、TaxSysのデモです。Googleドライブに保存した証憑をAI-OCRで読み取り、会計ソフトへ連携する一連の流れを見た瞬間、「自分たちが実現したかった仕組みが、すでに完成している」と感じたといいます。

「Googleドライブに入れてAI-OCRして、APIでマネーフォワードやfreeeに取り込む。まさにこれだなという形で、『これを入れたら全部解決する』と思いました。」

自社開発にも取り組んできたからこそ、TaxSysが実現している仕組みや精度、実用性をすぐに理解できたことも、導入を後押しした要因でした。

吉田さんから話を聞いた東野さんも、すぐに導入を決断します。

「費用感もよく、反映も早い。痒いところに手が届く感じがして、見学会でデモを見てすぐ決めました。次の日から入れてみよう、という感じでしたね。」

説明を受けてから決済まではわずか数日。その後すぐに社内検証を進め、翌週には全社展開へと進んでいきました。

【1週間で全社展開したスケジュール】

タイミング	内容
1日目	吉田さんから東野さんへ「一度話を聞いてみよう」と共有
2日目	TaxSysの説明・デモを受ける
3日目	導入を決定し、決済完了
4日～5日目	東野さんが社内検証を実施
翌週	社内研修を実施し、全社で運用開始

こうして、50名規模の組織でありながら、TaxSysはわずか約1週間で全社へ展開されました。

なぜ50名規模でも1週間で全社展開できたのか

TaxSysを短期間で全社へ展開できた背景には、ツールそのものだけでなく、葵パートナーズの組織づくりや運営体制がありました。

実際にお話を伺うと、「新しいツールを導入すること」よりも、「どうすれば組織に定着するか」を重視していることが分かります。

「まずはやってみる」が組織に根付いている

葵パートナーズでは、新しいツールや仕組みに対して「良さそうならまず試してみる」という考え方が浸透しています。

もちろん、すべてが成功するわけではありません。しかし、改善につながる可能性があるのであれば、まずは取り入れて検証する。その積み重ねが、業務改善のスピードにつながっています。

吉田さんは、事務所の文化について次のように話します。

「TaxSysに限らず、新しいものはどんどん取り入れていく風習があります。その分、失敗やロスもありますが、展開や研修のスピードは他の事務所さんより早いと思います。」

東野さんも、「良さそうなら、とりあえずやってみようという感じですね。」と話しており、新しい挑戦を後押しする組織文化が、短期間での導入を支えていました。

推進役に権限を集約し、迷わず進める

導入をスムーズに進めるためには、「誰が責任を持って進めるのか」を明確にすることも欠かせません。

葵パートナーズでは、TaxSys導入の推進役を東野さんに一本化。検証やルールづくり、社内研修、質問対応までを一貫して担当しました。

また、経営側も推進役に判断を委ね、現場がスピーディーに動ける環境を整えていたといいます。

吉田さんは、「『タクシスのリーダーはこの人』と決めて全権を委任しました。」と振り返ります。

「まず使ってみる」を後押しする

どんなに便利なツールでも、最初はこれまでのやり方の方が使いやすく感じるものです。

そのため葵パートナーズでは、「まずはTaxSysを使う」というルールを明確にし、運用をスタートしました。

導入から2週間後には、以前のシステムを利用しているスタッフがいないか確認し、一人ひとりへ利用状況をヒアリング。必要に応じて使い方をフォローしながら、新しい運用への切り替えを進めていきました。

吉田さんは、「やってみたら『こっちの方が楽だな』と思ってもらえるんです。だから、まずはそのスタートラインに立ってもらうことを大事にしています。」と話します。

新しいツールは、導入することがゴールではありません。現場に定着し、日々の業務の中で活用されて初めて、本来の価値を発揮します。

葵パートナーズでは、組織文化と運営体制の両方がそろっていたからこそ、50名規模という組織でも、約1週間という短期間でTaxSysを全社へ定着させることができたのです。

TaxSys導入によって見えてきた業務改善の成果

TaxSys導入後、葵パートナーズではコスト削減だけでなく、日々の業務フローにも変化が生まれています。特に大きかったのは、証憑データ化にかかる時間の短縮です。

以前利用していたOCRシステムでは、確定申告時期になると紙の領収書をスキャンしてからデータ化されるまでに2〜3日かかることもありました。しかし、TaxSys導入後は、その待ち時間が大幅に短縮され、よりスピーディーな対応が可能になりました。

吉田さんは、導入後の変化について次のように話します。

「紙の領収書があるだけで、前のシステムは2〜3日かかっていました。それがなくなったので、納品までのスピードはかなり上がりました。」

また、処理件数が多い葵パートナーズにとっては、ランニングコストの見直しにつながったことも大きな成果でした。

さらに、導入効果は現在の業務改善だけにとどまりません。

「ここも改善できそう」「次はこの業務を効率化できそう」と、新たな改善ポイントが次々と見えてきたといいます。

吉田さんは、「今ちょうど軌道に乗ってきたタイミングなので、すぐ削減できるポイントが結構見つかってきています。」と話しており、TaxSysを単なるOCRツールとしてではなく、業務改善を進めるための基盤として活用していることがうかがえました。

次に目指すのは、AIを活用したさらなる業務効率化

現在、葵パートナーズでは、TaxSysを活用した次の改善にも取り組んでいます。

その一つが、スキャンセンター業務の効率化です。

現在は、顧問先から届いた資料をスキャンした後、担当者が内容を確認しながら振り分けています。

今後は、AI-OCRを活用して証憑の種類を自動で判別し、担当者ごとに振り分ける運用を目指しています。

吉田さんは、「AIで振り分けまでできれば、その工程がなくなるので、大きな工数削減につながると思っています。」と話します。

また、支払請求書の入力業務についても、TaxSysから会計ソフトへ取り込む運用への切り替えを進めており、さらなる効率化を検討しています。

業務改善は、一度システムを導入して終わりではありません。

TaxSysを活用しながら新たな改善点を見つけ、次の仕組みづくりへつなげていく。その姿勢こそが、葵パートナーズの大きな強みといえるでしょう。

TaxSysの活用現場を見学できる事務所見学会も開催

税理士法人葵パートナーズでは、経理代行の運営方法や業務改善の取り組みを公開する事務所見学会を定期的に開催しています。

見学会では、業務フローや組織づくりに加え、TaxSysを実際にどのような業務で活用しているのかもご覧いただけます。

吉田さんによると、見学会の参加者からはTaxSysに関する質問も多く寄せられているそうです。

「見学会でも『TaxSysの操作画面を見てみたい』という方が結構いらっしゃいます。皆さん、どこかで興味を持たれているんだなと感じています。」

実際の業務の流れや運用方法を見ながら、導入後のイメージを具体的に持てることも、事務所見学会ならではの魅力です。

TaxSysの導入を検討している方はもちろん、経理代行の運営方法や業務改善の進め方に興味がある方も、ぜひご参加ください。

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