OCR処理が1日から5分へ　マネーフォワードの運用はそのままに記帳業務を効率化した市川秀税理士事務所の事例

OCRツールを導入してみたものの、処理が完了するまでに1日かかってしまう。
急ぎの案件には使えず、結局は手入力と並行して運用せざるを得ない——そんな状況に心当たりはありませんか。

OCRを導入していても業務にうまく組み込めず、十分に活用できていない事務所は少なくありません。

本記事では、マネーフォワードを中心にクラウド会計を活用しながら、TaxSysの導入によってOCR処理を1日から最短数秒〜5分に短縮した市川秀税理士事務所の取り組みをご紹介します。

既存OCRが業務に乗らなかった理由と、TaxSys導入の背景

市川秀税理士事務所では、薬局関連の顧問先を中心に、マネーフォワードを活用した記帳業務を行っていました。

以前から別のOCRツールも導入していたものの、処理完了までに1日かかるという課題があり、急ぎの案件では使えず、手入力と並行して運用せざるを得ない状況が続いていました。

そうした中で参加したマネーフォワード主催のイベントで、TaxSysのAI-OCRを初めて目にします。従来とはまったく異なる処理スピードに対して、「これまで1日かかっていた処理が、AIなら5分ないし数秒で完了する。そういう環境はすごくありがたかった」と、その場で導入を強く意識したといいます。

さらに、Google Workspaceを基盤とした業務フローの構築という考え方にも共感し、単なる効率化にとどまらず、将来的な事務所運営も見据えてTAXGROUPへの加入を決めました。

TaxSys導入で実現した処理速度の改善と業務効率化

導入後、最も大きく変わったのはOCR処理のスピードです。これまで1日待つことが前提だった処理が、最短数秒〜5分で完了するようになり、急ぎの案件にもその場で対応できるようになりました。

また、TaxSysではAIによる判定結果が「緑・黄・赤」の3段階で色分けされます。そのため、すべてのデータを一から確認する必要がなく、チェックすべき箇所に集中できるようになりました。確定申告シーズンには、領収書（現金）と通帳データを合わせて約1,000件を処理。繁忙期でも対応できる業務体制が整いつつあります。

処理速度の改善に加え、業務フローも大きく変化

TaxSysを実際に使ってみて、市川先生が実感したのは処理速度の変化だけではありませんでした。業務の進め方そのものが変わったといいます。ここでは、具体的な2つの変化をご紹介します。

領収書500枚が約75分で完了

その効果が最も分かりやすいのが、領収書500枚の処理です。

通常であれば、100枚につき約1時間、500枚であれば約5時間かかる想定でした。しかし、TaxSys導入後は、PDFスキャンに約1時間、その後の取り込みから仕訳完成まで約15分と、合計約75分で完了。従来の約5時間から大幅に短縮されました。

スキャン作業は事務スタッフが担当しており、慣れるまでに時間を要したものの、それを含めても短時間で処理できています。その結果、税理士本人は入力作業から解放され、確認や判断に集中できる体制が実現しています。

一人税理士でも無理なく始められる操作性

スキャン作業は必ずしも税理士本人が行う必要はなく、事務スタッフに任せることが可能です。

これにより、一人税理士であっても無理なく分業体制を構築できます。また、マネーフォワードをある程度使い慣れていれば、導入や初期設定もスムーズに進められ、日常業務の中に自然に組み込める点も評価されています。

定型業務を標準化し、顧問先への提案に集中する

TaxSysの導入によって生まれた時間は、次のステップへと活用されています。市川先生が目指しているのは、月次処理の標準化を進め、顧問先への提案業務に集中できる環境を整えることです。

「月次資料をいつまでも自分だけが用意し続けるわけにはいかない。人に渡しやすい仕組みを作れるなら、早めに取り組みたい」と話します。業務が仕組み化されることで、薬局専門という強みを活かした経営支援や提案に、より多くの時間を充てられるようになります。

ツール導入をきっかけに広がる、事務所運営の可能性

TaxSysの導入をきっかけに、市川先生は事務所運営全体の見直しにも取り組んでいます。

外部専門家の知見を借りられること

一人で事務所を運営していると、自身の経験や視点に頼った判断になりがちです。

TAXGROUPでは、集客支援などの面でも外部専門家から客観的な助言を受けることができ、自身の集客力向上にもつながっています。

融資支援の専門性

顧問先からの融資相談に対して、より専門的な対応ができる環境も整っています。

日本政策金融公庫での実務経験を持つ専門家から直接アドバイスを受けられるため、調剤薬局のように資金需要の高い業種においても、より踏み込んだ支援が可能になります。

Google WorkspaceとAI活用の将来性

Google Workspaceを基盤とした業務設計という考え方にも、市川先生は強く共感しています。

AIを活用できるかどうかで、今後の税理士の業務には大きな差が生まれると感じており、TAXGROUPとともにその基盤を整えていくことに期待を寄せています。

市川秀税理士事務所の取り組みから見えてくること

待ち時間が前提のOCRは、現場では定着しません。

市川秀税理士事務所の事例から見えてくるのは、記帳効率化の成否を分けるのは「OCRを導入するかどうか」ではなく、「現場の流れに組み込めるスピードと精度を持つツールを選べるか」という点です。

処理が速くなることで急ぎの案件にも対応できるようになり、OCRが業務フローに定着する。さらに確認作業が整理されることで、付加価値業務に充てる時間が生まれます。

マネーフォワードの運用を変えずに、この流れを実現できることがTaxSysの強みです。

「OCRを導入しているのに、急ぎの案件には使えていない」

「手入力の負担を減らしたいが、会計ソフトは変えたくない」

「定型業務を整理して、顧問先への提案にもっと時間を使いたい」

そう感じている方は、ぜひ一度TAXGROUPにご相談ください。事務所の状況に合わせた記帳効率化の方法をご提案します。