紙資料の手入力からAIを活用した業務へ。TaxSysで進める記帳・レビューの効率化

AIやクラウドを活用し、会計事務所の業務そのものを変えようとしている大槻税務会計事務所。

以前は、顧問先から届いた紙資料をスタッフが手入力する業務も多く、入力作業を効率化するためにAI-OCRを導入していました。しかし、資料をデータ化するだけでは、その後の業務まで含めた効率化にはつながりません。

そこで導入したのがTaxSysです。

現在はGoogle Workspaceに顧問先のデータを集約し、TaxSysによるデータ化・仕訳作成から、AIを活用したレビューまで、業務全体を効率化する取り組みを進めています。

本記事では、大槻税務会計事務所がTaxSysを導入した背景と、実際の活用方法、導入後に感じている変化をご紹介します。

データを集約し、場所を選ばず働ける環境をつくるためTaxSysを導入

大槻税務会計事務所がTaxSysを知ったきっかけは、会計事務所向けの研究会でした。当時、大槻所長が考えていたのが、事務所内にある顧問先のデータを集約することです。

今後、若いスタッフに長く働いてもらうためにも、事務所にいなければ仕事ができない環境ではなく、必要なデータにどこからでもアクセスできる環境をつくる必要があると考えていました。

その構想について話していた際に紹介されたのがTaxSysです。

Google Workspaceと連携して顧問先のデータを管理できることを知り、大槻所長は「これだ！」と感じたといいます。

すぐにすべての業務を切り替えられるかという不安はあったものの、将来を考えれば早い段階から環境を整える必要があると考え、導入を決めました。

脱・手入力、TaxSysとAIを活用した業務フロー

大槻税務会計事務所では、以前から別のAI-OCRを利用していました。しかし、資料をデータ化しても、その後の業務につながる仕組みまではつくれていませんでした。現在はTaxSysを活用し、データを簡単に貯める・データ化するだけでなく、その後のレビューまで、AIを組み合わせた業務フローへと移行を進めています。

TaxSysを導入し、データを簡単に貯めて活用できるようになったことで、人が対応する作業を極限まで減らし、付加価値の高い業務へ時間を使えるようになりました。最近ではまた一歩進み、申告書のレビューにもAIを活用するようになりました。

今後は、AIエージェントが会計データから申告書を作成する仕組み作りを目指しています。AIにできることはAIで・人間にしかできないことは人間が、という明確なビジョンが大槻所長にはあります。

手書き領収書も読み取れるTaxSys AI-OCRの精度

TaxSysを利用する現場スタッフから特に評価されているのが、手書き文字のAI-OCRの読み取り精度です。以前から利用している別のAI-OCRでは全く読み取れない手書き文字をTaxSysは読み取ってくれるとの、驚きの声が出ています。

多摩エリアの顧問先の中には、まだまだ手書き領収書/振替伝票を利用している方がいらっしゃるとのことです。もちろん、いつかはデータでのやり取りに置き換わる可能性もあります。しかし、現在のご年配の経営者の皆様を大切にしてこそ大槻税務会計事務所であるという、確固たる信念が大槻所長にはあります。達筆な手書き資料も精度高く読み取れるTaxSysは、業務効率化の強い味方となっています。

要望が即反映されるTaxSys改修スピード

もちろん壁にぶち当たることもあります。TaxSysを使う中で出てきたうまくいかない点・こうなったらもっと使いやすくなる、といった改善要望は、どんな些細なことでも積極的に担当者へ伝えています。そしてその要望は、圧倒的なスピードで改修・実装されていきます。前週伝えた要望が翌週には改修・実装されたこともあるなど、その超速スピード対応に「アップデートが早すぎて追いつけない」と感じるそうです。

しかしその超速対応のおかげで、システムがダメだから業務が止まる・手入力作業に戻るということがなく、業務スピードUPの強い味方になっています。

すべての情報をGoogle Workspaceへ集約する

大槻所長は今後の展望として、今年度中に顧問先に関する情報をGoogle Workspaceへ集約することを掲げています。

過去の証憑が継続的に蓄積されていけば、過去との違いを確認できるようになります。会計データだけでなく、これまでの面談記録や相談内容も顧問先ごとに蓄積できれば、税務調査の場面でその場で過去のやり取りを振り返ることも可能になります。

TaxSysは、単なるAI-OCRではなく、Google Workspace上のデータを「貯める・整える・活かす」ための基盤を目指しているため、事務所の目指す方向性とも一致しています。TaxSysを活用することで、会計を起点にその先の付加価値を提供できる強い事務所に進化していきたいとのことです。