月4〜5万仕訳をTaxSysへ。グロースリンク税理士法人が進める記帳業務の効率化

グループ全体で300名を超え、2030年には売上100億円を目指すグロースリンク税理士法人。今後も組織を拡大していくため、AIやシステムを活用した生産性向上に取り組んでいます。

その一環として導入したのがTaxSys（タクシス）です。記帳業務にかかるコストの見直しをきっかけに導入し、現在では月間4〜5万仕訳ほどをTaxSysで処理するまでに活用が広がっています。また、事務所全体で導入を進めていたGoogle Workspaceとの親和性も、TaxSysを選んだ理由の一つでした。

今回は、グロースリンク税理士法人がTaxSysを導入した背景から、全社で利用できる体制を整えるまでの流れ、導入後の変化をご紹介します。

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組織の成長に向け、記帳業務のコスト削減とAI活用に着手

グロースリンク税理士法人では、2030年の売上100億円を目標に掲げています。今後も事業と組織を拡大していくためには、業務量の増加を人の力だけで補うのではなく、AIやシステムを活用して生産性を高めていくことが必要です。

そのための環境づくりとして、事務所全体でGoogle Workspaceへの移行を進めていました。ちょうどその頃にTaxSysについて話を聞く機会があり、Google Workspaceを基盤として情報を集約し、AIを業務に活用していくという考え方が、自分たちの目指していた方向性と近いと感じたといいます。

最初に話を聞いてから契約までの期間も短く、目指している環境との親和性が導入を後押ししました。

記帳業務にかかるコストの見直しが具体的な課題に

AI活用を進める中でも、具体的に解決したい課題となっていたのが、記帳業務にかかるコストでした。証憑の入力には記帳サービスを利用しており、月額で約80〜100万円のコストが発生していました。

コストを抑えるため、自社でも業務を効率化するツールの開発に取り組んでいましたが、プロトタイプを作成した後、社内全体に浸透させるところまで自社だけで進めることには難しさを感じていたといいます。

そこで考えたのが、税理士業界で広く生じている課題にはTaxSysを活用し、自事務所ならではの課題には自社開発で対応するという方法です。すべてを自社で開発するのではなく、TaxSysを活用しながら必要な仕組みを整えていく方向へ切り替えました。

約2か月でセットアップし、全社でTaxSysを利用する運用へ

TaxSysの導入後、最初に取り組んだのが顧問先情報の整理です。初期セットアップには約2か月をかけました。特に時間を要したのが、それまで複数の場所に分散していたマスター情報の集約です。

TaxSysへの移行を機に情報を整理し、まずは運用に必要な最低限の顧問先情報を登録しました。業種や事業規模といった詳細情報については、各担当者が追加していく形で整備を進めています。一通りのデータ登録を終えた後、6月からTaxSysの利用を開始。7月には全社で本格的に利用する体制へと移行しました。

BPOを推進する部署が中心となって社内展開

全社利用への切り替えでは、BPOを推進する部署が中心となってTaxSysの活用を広げました。新しいシステムへ切り替える際には、操作方法の習得や現場への定着が課題になることがあります。

グロースリンク税理士法人では、まずは実際の業務で使ってみるという姿勢で展開を進めました。スタッフも積極的に利用したことで、使い方が分からず定着しないといった大きな問題はなく、比較的スムーズに移行できたといいます。

7月には、従来利用していた記帳サービスをほぼ使わない状態まで切り替えることができました。

記帳業務もTaxSysを中心としたフローへ変更

全社での利用が進む中で、記帳業務の流れもTaxSysを中心とした形へ変わっています。

グロースリンク税理士法人では、顧問先に合わせて複数の会計ソフトを利用しています。

以前は証憑のデータ化を記帳サービスへ依頼し、受け取ったデータを必要に応じて加工してから会計ソフトへ取り込んでいました。現在は、GoogleドライブとTaxSysを活用し、証憑のデータ化から仕訳作成までをTaxSys上で進めています。

利用する会計ソフトが顧問先によって異なる場合でも、Googleドライブへの証憑格納からTaxSysでのデータ化・仕訳作成まで、共通した流れで進められる環境が整ってきています。

TaxSys導入後の変化と、次の活用へ

全社利用への切り替えを経て、現在では月間4〜5万仕訳ほどをTaxSysで処理するまでに活用が広がっています。記帳業務にかかるコストを見直すという当初の目的に加えて、現場での利用を通じて出てきた要望をもとに運用を改善し、さらに顧問先情報の管理へと活用範囲を広げようとしています。

月4〜5万仕訳を処理し、記帳業務のコストを削減

全社での利用を開始した現在では、TaxSysで月間4〜5万仕訳ほどを処理しています。導入前は証憑のデータ化に外部サービスを利用していましたが、7月にはその利用をほぼゼロに近い状態まで減らすことができました。

これにより、TaxSysを導入する際の大きな目的だった記帳業務のコスト削減を実現しています。

まずは月4〜5万仕訳という業務量を従来の運用からTaxSysへ移行し、全社で継続して利用できる体制をつくれたことが、導入後の大きな変化となっています。

現場の要望を反映しながら、実務に合わせて改善

TaxSysの利用が広がるにつれて、実際に使用するスタッフからはさまざまな改善要望も上がるようになりました。

グロースリンク税理士法人では、現場から出た要望をTaxSys側と共有し、定期的に打ち合わせを行っています。取材時点では、寄せられた要望のうち5〜6割ほどがアップデートに反映されています。

複数の会計ソフトを利用する中でも、実際の業務に合わせて機能の改善が進み、TaxSys上で仕訳作成まで進められる範囲も広がっています。導入時点で運用を完成させるのではなく、現場で使いながら改善を重ねることで、より実務に合った活用方法へと変化しています。

顧問先情報の管理にもTaxSysの活用を広げる

記帳業務での利用が定着したことで、次の段階として検討しているのが、顧問先情報の管理への活用です。今後は既存の顧客管理環境を見直し、TaxSysに顧問先の情報を集約していくことを検討しています。

Googleドライブとの連携も進んでおり、顧問先との打ち合わせで作成された文字起こしや録画データを格納できる環境も整い始めています。

税務だけでなく、労務、保険、IFA、不動産といった幅広いサービスをグループで提供しているからこそ、顧問先に関する情報を蓄積し、必要な支援につなげていくことも今後のテーマです。
記帳業務のコスト削減から始まったTaxSysの活用は、顧問先情報を蓄積・活用するための社内インフラへと広がろうとしています。

2030年の売上100億円という目標に向けて、グロースリンク税理士法人ではTaxSysの活用範囲を段階的に広げながら、組織の成長を支える業務基盤づくりを進めています。

TaxSysを活用し、組織の成長を支える業務基盤へ

グロースリンク税理士法人では、記帳業務にかかるコストの見直しをきっかけにTaxSysを導入しました。約2か月のセットアップを経て全社での利用へ移行し、現在では月間4〜5万仕訳ほどをTaxSysで処理しています。

従来利用していた外部サービスをほぼ使わない運用へ切り替え、記帳業務にかかるコストの削減にもつながりました。さらに現在は、記帳業務だけでなく、顧問先情報の管理にもTaxSysの活用を広げようとしています。

組織が成長し、扱う業務や情報が増えていく中で、どのように業務を効率化し、情報を蓄積・活用できる環境をつくるかは重要なテーマです。TaxSysでは、日々の記帳業務の効率化だけでなく、Google Workspaceとの連携や顧問先情報の集約を通じて、税理士事務所の業務基盤づくりを支援していきます。