記帳コストを70〜80％削減。TaxSysで変わった入力業務とスタッフの役割｜ベンチャーサポートグループ

全国に拠点を展開し、約1,800名のスタッフが働くベンチャーサポートグループでは、AIやITを活用した業務効率化を進めています。

その中で導入したのがTaxSys（タクシス）です。

従来は入力拠点へ作業を依頼してから完了まで2〜3週間かかることもありましたが、TaxSys導入後は当日〜翌営業日に完了するようになりました。記帳代行からの切り替えによって、入力業務にかかるコストも70〜80％の削減が実現できています。

さらに、約1,800名が働く組織へTaxSysを定着させるため、旧システムを停止して一斉に移行。操作動画を用意するなど、現場が新しい業務フローへ移行するための取り組みも進めました。

Google Workspaceを税理士実務でフル活用するため、TaxSysを同時導入

ベンチャーサポートグループでは、AI時代を見据えた新たな情報基盤として、Google Workspaceの全社導入を決定しました。しかし、導入を進める中でひとつの課題が見えていました。Google Workspaceにデータを集約できる環境を作ったとしても、それだけで税理士実務の効率化が完結するわけではないということです。

現場では、顧客から受け取った大量の紙やデジタルの資料をデータ化し、仕訳を作成して各会計ソフトへ取り込むといった、具体的な業務フローを回す必要があります。

そこで、Google Workspaceと同時に導入を決断したのがTaxSysです。

Google Workspaceに集約した情報をTaxSysで処理し、会計ソフトへスムーズに取り込む。

新たに構築するGoogle Workspaceの環境を実際の税理士業務と直結させ、データ化から仕訳作成までの工数を大幅に削減する仕組みとして、TaxSysが重要な役割を担っています。

Google Workspaceに集約した情報をTaxSysで会計業務につなげる

Google Workspaceには、顧客から受け取った資料をはじめ、税理士業務に必要なさまざまな情報が集まります。

一方、会計ソフトは顧客によって利用している種類が異なります。そこで、Google Workspaceに集約した情報をTaxSysでデータ化・仕訳作成し、それぞれの会計ソフトへ取り込む流れをつくりました。

会計ソフト自体を統一するのではなく、Google Workspaceから会計ソフトへつなぐ部分をTaxSysで共通化することで、既存の環境を活かしながら入力前の業務を標準化しています。

AI-OCRで紙資料のデータ化から仕訳作成までを効率化

顧客から受け取る資料は、すべてがデータ化されているわけではありません。特に創業1〜3期目の顧客では、紙で資料を受け取るケースもあります。

創業間もない企業では、何を税理士へ渡せばよいのか判断することが難しく、納品書なども含めて手元にある資料をまとめて送ってもらうこともありました。こうした紙資料は、仕訳にするまでに2〜3ステップの作業が必要です。

TaxSysではAI-OCRを活用して紙資料をデータ化し、自動読取率90％という高精度で仕訳作成につなげることができます。現在、19拠点・376名の担当者が約1万4,000社の顧客に対してシステムを活用し、月間30万枚の証憑から150万件もの仕訳を処理しています。

紙で受け取った資料もデータ化してGoogle Workspaceへ集約し、TaxSysを通じて会計業務につなげることで、紙資料が残る顧客にも対応しながら業務効率化を進めています。

約1,800名規模の組織でTaxSysを定着させるために行ったこと

TaxSysの導入にあたり、ベンチャーサポートグループが重視したのが現場への定着です。約1,800名規模が働く組織では、システムを導入するだけで全員が新しい業務フローへ切り替わるわけではありません。

過去のシステム導入では、一部のスタッフでテスト運用を行ったこともありました。しかし、従来のシステムを使える環境が残っていたことで、新しいシステムへの移行が進まなかった経験があります。

その経験を踏まえ、TaxSysでは導入方法そのものを変えました。

テスト運用ではなく全社で一斉に導入

TaxSysでは、一部のスタッフから徐々に利用を始めるのではなく、最初から全社で一斉に導入しました。約1,800名という規模では、段階的に移行すると新旧の業務フローが混在する可能性があります。

そこで今回は、組織全体で同じタイミングからTaxSysを利用する方法を選びました。

旧システムを停止して新しい業務フローへ移行

一斉導入とあわせて、それまで利用していた入力システムも停止しました。

従来のシステムを残したままTaxSysの利用を促すのではなく、TaxSysを使う業務フローへ切り替えることで、現場が新しい環境へ移行しやすい状態をつくりました。

過去のシステム導入で得た経験を活かし、選択肢を残したまま徐々に浸透させるのではなく、組織として利用する仕組みを明確にした形です。

短い操作動画を用意して現場への定着を支援

一斉にシステムを切り替える一方で、スタッフが新しい操作方法を学べる環境も整えました。Googleカレンダーの使い方やTaxSysの操作方法など、機能ごとに短い動画を作成して社内へ配信しています。

必要な操作をオンラインですぐに確認できるようにすることで、大規模な組織でもスタッフが自分で操作方法を確認できる環境をつくりました。

TaxSys導入で入力業務が2〜3週間から当日〜翌営業日に短縮

TaxSysの導入によって大きく変わったのが、入力業務にかかる時間です。従来は仙台の入力拠点へ作業を依頼しており、依頼から完了まで2〜3週間かかることもありました。

TaxSys導入後は当日〜翌営業日に入力作業が完了するようになり、月次決算・記帳完了までの日数も平均7営業日から4営業日へと短縮されました。

これにより、組織全体で月間18,200時間（年間換算で約21万8,400時間）もの作業時間削減を実現し、顧客対応やその後の業務を圧倒的なスピードで進められるようになりました。

入力業務のコストを70〜80％削減

TaxSysへの切り替えによる効果は、業務時間だけではありません。これまで利用していた記帳代行からTaxSysへ切り替えることで、1仕訳あたりの処理コストが30円から17円へと下がり、外注費の約80％削減を実現できています。

金額にして月間1,950万円、年間では約2億3,400万円という大規模なコスト削減が見込まれています。

入力にかかる時間とコストの両方を見直すことで、組織全体の生産性向上につなげています。

「入力作業が終わって仕事がない」という声が出るほど効率化

入力業務の効率化は、現場の働き方にも大きな変化をもたらしました。TaxSys導入後には、スタッフから「入力作業が終わってしまって仕事がない」という声が出たこともあります。

ベンチャーサポートグループにとって、創業以来初めてのことでした。

これまで多くの時間を使っていた入力作業が短縮されたことで、スタッフが別の業務を担当できる余地が生まれています。

入力業務の効率化によってスタッフの役割も変化

TaxSysの導入によって生まれた時間は、単に作業量を減らすためだけに使われているわけではありません。入力業務を担当していたスタッフの役割を広げ、担当者が顧客への提案や相談対応に時間を使える体制づくりにもつながっています。

アシスタントが顧客の資料回収まで担当

これまで入力業務を中心に担当していたアシスタントは、顧客と直接やり取りしながら資料を回収する業務まで担当するようになりました。

入力作業の効率化によって時間が生まれたことで、アシスタントが担当できる業務の範囲が広がっています。顧客からの資料回収をアシスタントが担当することで、担当者が資料の確認や回収に使っていた時間の削減にもつながりました。

担当者は融資相談や事業戦略に時間を使えるように

資料回収をアシスタントが担当することで、担当者は財務データとAIを駆使した「マーケティングコンサル」や「総合財務コンサル」に時間を使えるようになりました。

実際に、売上25億円から40億円へのV字回復支援や、5,000万円の追加融資獲得など、経営改善の具体的な成果が次々と生まれています。業務分担の変化は、担当者一人ひとりの生産性にもつながっています。

現在では担当件数が40件を超え、一人あたりの売上も3,000万円台に達しています。

入力作業を効率化するだけではなく、そこで生まれた時間を顧客への価値提供に使うことで、組織全体の業務のあり方も変わり始めています。

TaxSysを活用して入力業務の効率化を顧客への価値提供につなげる

ベンチャーサポートグループでは、Google Workspaceへ情報を集約し、TaxSysを使って会計ソフトへ取り込むまでの業務を効率化しています。

TaxSysの導入によって、従来2〜3週間かかっていた入力業務は当日〜翌営業日に短縮。記帳代行からの切り替えによって、入力業務にかかるコストも70〜80％の削減が実現できています。

さらに、効率化によって生まれた時間を活用することで、スタッフの役割にも変化が生まれました。アシスタントが顧客との資料回収まで担当し、担当者は融資相談や事業戦略といった業務に時間を使えるようになっています。

約1,800名規模が働く組織でTaxSysを定着させるためには、システムを導入するだけではなく、業務フローそのものを切り替える必要がありました。

ベンチャーサポートグループでは、TaxSysによる業務効率化をスタッフの役割や時間の使い方の変化につなげながら、顧客へ提供できる価値を高めています。